E-Rechnung: Was ab 2027 gilt und was Sie jetzt tun sollten

In Deutschland wird die elektronische Rechnung schrittweise zur Pflicht, für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Das betrifft fast jeden Betrieb, vom Handwerker bis zur Agentur. Wer früh anfängt, hat später keinen Stress.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, die Sie per E-Mail schicken. Sie ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch lesen kann, nach der europäischen Norm EN 16931. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Ein einfaches PDF ist dagegen nur das digitale Bild einer Rechnung und zählt nicht.

Was gilt wann?

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
• Bis 31. Dezember 2026: Zum Versenden sind Papier und PDF noch erlaubt.
• 2027: Wer im Vorjahr höchstens 800.000 € Umsatz hatte, darf noch Papier und PDF nutzen. Alle anderen müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle.

Empfangen müssen Sie schon heute. Nur beim Versenden haben Sie noch Zeit.

Was ist ausgenommen?

Keine E-Rechnung ist nötig bei Rechnungen bis 250 €, bei Fahrausweisen und bei Verkäufen an Privatkunden. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber ebenfalls empfangen können.

Warum Abwarten teuer werden kann

E-Rechnungen müssen acht Jahre lang elektronisch im Originalformat aufbewahrt werden, ein Ausdruck reicht nicht. Und fehlerhafte Rechnungen können im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug Ihres Kunden gefährden. Das Bundesfinanzministerium hat die Regeln gerade erst wieder ergänzt, nämlich Mitte Oktober 2026. Es lohnt sich also, die Details mit Ihrer Steuerberatung zu klären.

Was Sie jetzt tun können

1. Prüfen Sie, ob und ab wann Sie betroffen sind. Entscheidend ist Ihr Umsatz im Vorjahr.
2. Testen Sie den Empfang: Wo kommen E-Rechnungen an, und wer prüft und archiviert sie?
3. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob XRechnung oder ZUGFeRD ausgestellt werden kann.
4. Aktualisieren Sie Kundendaten und Verträge, falls Rechnungen künftig anders versendet werden.
5. Klären Sie die Archivierung, damit alles acht Jahre lesbar bleibt.

Wie wir helfen

Wenn Ihre Software keine E-Rechnung kann, bauen wir die Funktion ein, zum Festpreis und mit Test auf einer Staging-Umgebung, bevor es live geht. Wir prüfen auch gemeinsam mit Ihnen, wo Sie stehen, und zeigen, welcher Schritt als Nächstes sinnvoll ist.

Unsicher, wo Sie stehen? Sprechen wir 30 Minuten, kostenlos.

Stand: 24. Oktober 2026. Dies ist keine Rechtsberatung, bitte klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung.
Quellen: ETL, Haufe, MB Kanzlei.